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项目文档工作管理方法及经验浅谈

2019-03-15 06:33:12 神州·中旬刊2019年2期

摘要:项目文档部门负责项目部产生文件(包括信函)的编码控制,文件接收、核对、分发、记录、更新、临时储存、预归档。信息文档部日常工作主要以各类通信文件的收发、流转为主,确保文件使用者能够及时获得适用、有效版本的项目文件,同时进行文件预归档的工作,确保项目文件和资料充分满足工程项目的正常运作,为日后档案工作打好基础。

关键词:项目文档管理;日常文件控制;预归档

一、绪论

文档管理是核目管理的重要内容,涉及项目建设各个方面,做好项目文档管理对保障项目的顺利开展具有重要意义。文档管理部门作为项目部文件传递的接口部门,规范文件编制,提高传递效率,理顺通讯渠道,保证文件及时、有效、准确的分发及传递是日常工作的重点。文档人员在提高自身技术能力的同时,需加强对程序及合同的学习,并组织文档管理培训,与监理、业主沟通学习,将项目文档管理工作规范化。

二、规范日常工作管理

2.1加强文件控制

根据文档管理相关程序要求,文档人员加强对来往信函及文件规范性的检查。由于日常工作量比较大,工作较为繁琐,工程函件及项目文件中会出现相关文档规范性错误,文档人员在文件处理中依据相关程序要求总结出文件检查项包括如下:属性填写(页数/版本/机组适应性)、文件格式编制(页面、页眉、页脚、页码)、页面/照片清晰度、传递方式(传递单/信函)、文件类型码、函件及附件编审批、上报文件内容准确性、文件编码唯一性检查(文件重复上报等)、独立文件单独上报、其他(发文日期/回复函?#35834;齲?#31561;。

2.2建立文件跟踪机制

随着项目工程进展,文件量逐渐增大,为了确保项目部各部门信函办理及回复的及时,文档部门建立了《未关闭技术文件跟踪表》和《未回复信函跟踪表》两个检索工具,每周一定期发布,不同文件的处理状态用不同颜色标示,提醒主责部门及时进行处理。另外,在文档管理系统中建立各类文件跟踪搜索模板,及时跟踪文档管理系统中文件处理状态,保证文件处理及时性。文档管理人员对滞后的文件主动进行跟踪,了解进展情况,让各类跟踪表充分发挥其作用,进一步提高文件处理效率和信函回复率,使项目文件整体管理水平得以提升。

三、建立文件预归档工作流程

3.1严格按照国家标准收集文件

项目文件归档指的是建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位?#24179;?#32463;整理的全部相应文件。收集工作是预归档文件管理工作的前提和基础。项目文件归档的内容按照项目相关归档要求执行,同时参考DA/T28-2018《建设项目档案管理规范》、EJ/T1225-2008《核电文件档案管理要求》、GB/T 11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》的归档范围,收集符合条件的归档文件,并严格按照归档制度规定进行接收,保证在项目施工过程中产生的文件系统、完整、准确、有效。

同时,项目部依据国家标准编制了项目专用程序管理文件《工程竣工文件整理与归档管理》和《归档文件管理规定》,进一步规?#35835;?#25991;件归档管理的要求,使文件管理工作有章可循。每年制定项目年度文件材料归档计划,根据归档计划收集项目部产生的需归档?#24179;?#30340;文件材料。

3.2保证收集文件的质量要求

3.2.1纸质文件质量要求

文件应真实反映工程建设施工过程的状况,文件要真实、齐全、签字?#20013;?#23436;备;文件应为原件,因故无原件归档的合法性、依据性、凭证性等永久保存的文件,提供单位应在复制件上加盖公章,并注明原件存放位置;所有文件纸张应选用70g/㎡及以?#29616;行?#30333;色书写纸,白?#21152;?#36873;用80g/㎡及以?#29616;行?#30333;色书写纸;文件载体应符合档案长期及永久保存要求,不能有纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、蓝色签字笔、?#26102;?#33639;光笔、复写纸、普通印台油、热敏传真纸等;文件应符合记录填写要求,应签字的人员必须全部签名并注明日期,不得空?#20445;?#35268;定填写的栏目必须完整填写,大量空白栏目如均无内容填写时,可用符号“/”划线,并在空白处加盖“以下内容空白”章,以示閉环;文件应在左边留出足够空间(25mm)进行装订,不同幅面统一折成A4尺寸。

3.2.2 质?#32771;?#24405;的要求

质?#32771;?#24405;应做到完整且经过有效签署,以确保记录的真实性、准确性、完整性和及时性;质?#32771;?#24405;应做到清晰可读;质?#32771;?#24405;应提供物项或活动符合特定质量要求的书面证明;记录应具有可追溯性;质?#32771;?#24405;应标准化,且应具有较高的实用性,应使用表格以方便填写和统计分析;书面记录应用黑色或蓝黑色签字笔填写后进行归档,如需更?#27169;?#26356;改者需在划去错误信息并更改后标明更改日期并签字(或盖章)。

3.2.3 电子文件的质量要求

一般文本扫描格式为PDF或TIFF格式,其图像扫描分辨率不低于300dpi,竣工图扫描格式为PDF或TIFF格式,其图像扫描分辨率不低于400dpi;文件扫描后,应对所生成的图像进行质?#32771;?#26597;,对于出?#21046;?#26012;的扫描件应进行纠偏处理,对扫描后方向不正确的电子文件应进行旋转还原,以符合阅?#26009;?#24815;;电子文件命名?#21495;?#29031;档号+案卷标题命名,竣工图卷/盒的命名按照档号+案卷标题命名,数码照片电子文件命名按照拍摄日期-题名,开展电子文件命名工作;电子文件应使用不可擦除型光盘进行刻录,光盘质量必须为CD-R或者DVD-R金盘以上?#20998;剩?#20809;盘内包含文件著录信息?#30446;?#32534;辑版清单。

四、结束语

做好项目文档的规范管理,既要从文件处理阶段做好质量把控,提高文件管理效能,同时也要加强文件的收集预归档工作,为后续形成档案整理组卷打好基础。当然,要做好项目文档管理工作,只有?#40092;?#20960;点还不够,平时要做好日常工作的经验反馈工作以及内外部培训工作。积累的文件管理经验,从项目?#23548;食?#21457;,为形成合格、完整、准确、系统的项目档案,提供强有力的支持。

参考文献:

[1]DA/T28-2018建设项目档案管理规范

[2]EJ/T1225-2008核电文件档案管理要求

[3]GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求

作者简介:高林(1982-),女,山东烟台人,大学本科,馆?#20445;?#22269;核工程有限公司。

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